6 مرحله برای دستیابی به یک سیستم پردازش سفارش مؤثر

یک سیستم قابل اطمینان و کارآمد پردازش سفارش برای موفقیت کسب و کار بسیار حیاتی است.

بدون سیستم پردازش سفارش مطمئن، عملیات پشت سیستم کورکورانه جلو می‌رود و به دنبال آن رابط کاربری سیستم دچار ضعف می‌شود و در نهایت مشتری‌ها بیشتر تمایل دارند که سراغ رقبای شما بروند که خدمات بهتری می‌دهند.

تنها با بهبود و ارتقای یک سیستم پردازش سفارش مناسب در زمان، هزینه و منابع زیادی صرفه‌جویی می‌شود. برای شما بسیار مهم است تا با بهترین رویکردی همگام شوید که به شما کمک می‌کند تا کسب و کاری بدون دردسر داشته باشید و مشتری شما همیشه راضی باشند.

در این مقاله چند نکته که باید در این رابطه به خاطر بسپارید آورده شده است که با هم به آن‌ها می‌پردازیم:

1- از یک فرم سفارش گیری استاندارد استفاده کنید

با استفاده از تنها یک فرم هر سردرگمی‌ای داخل و خارج از سیستم از بین خواهد رفت.

اهمیتی ندارد که بخش خدمات مشتریان شما از طریق تلفن سفارش بگیرند یا مشتری‌های شما مستقیماً روی فروشگاه اینترنتی شما مراحل سفارش را انجام دهد، باید این روند به صورت استاندارد و در قالب یک فرم انجام بگیرد.

در این روش هرکسی که فرم سفارش را پر می‌کند می‌داند که چه اطلاعاتی مورد نیاز است و اطمینان حاصل می‌کند که تمام اطلاعات مربوط جمع آوری شده است.

برخی از جزییات سفارش بستگی به آیتم‌هایی مانند انتخاب رنگ، حجم و سایز دارد. مطمئن شوید تمام جزییات در همان فرم استاندارد یک صفحه‌ای گنجانده شود تا هرکس در هر سفارشی عیناً به همان صفحه نگاه کند.

2- صفحه سفارش ناقص را قبول نکنید

اگر تمام اطلاعات مورد نیاز جمع‌آوری نشده است، تأخیر در پردازش آن وجود خواهد داشت زیرا آنچه دقیقاً در روند سفارش درخواست شده است، نیاز است که بررسی شود.

این موضوع باعث انباشته شدن کارهای عقب افتاده می‌شود و زمان زیادی را هدر خواهد داد.

برای اجتناب از جلو و عقب رفتن میان مشتریان متعدد و عملیات پشت سیستم و فنی، باید سیستمی باشد که قابلیت بازگشت به صفحه سفارش را داشته باشد و قبل از پردازش سفارش کامل شود.

3- تأییدیه سفارش را از مشتری بگیرید

تائید کردن سفارش بدین معناست که شما اذعان دارید سفارشی را دریافت کرده‌اید و شما قصد پردازش آن را دارید.

شاید باید ایمیلی ارسال کنید که شامل جزییات سفارش، اطلاعات تماس شما و هر دستورالعمل مربوط دیگری که مورد نیاز است باشد.

باید این موضوع را روشن کید که در صورت بروز هر نوع مشکلی باید با شما در ارتباط باشد.

شما ممکن است انتخاب کنید که مشتری مستلزم به تائید سفارش باشد، اما این موضوع اغلب لازم نیست و این تصدیق و تائید شماست که اهمیت دارد.

در بیدُک شما می‌توانید با راه‌اندازی سیستم پیامکی در بخش افزونه‌ها، پیامک دریافت سفارش جدید را برای فروشنده و تائید ثبت سفارش را برای مشتری ارسال کنید. با این کار هم شما از سفارش‌های جدید با خبر شوید و همین‌طور خریدار شما از ثبت سفارش خود مطمئن شود.

4- به روند تکمیل سفارش داخل سیستم سرعت بدهید

این موضوع زمانی است که شما سفارش را میان بخش‌ها و افراد مختلف که هرکدام نقشی در روند انجام‌پذیری قسمت‌های مختلف پردازش سفارش دارند، پخش می‌کنید. مانند تیم مالی، عملیات فنی و سَمت سرور و تولیدکنندگان که بسته به طبیعت کسب و کار شما متفاوت است.

اینجا مهم است که شما با هر شخص ذی‌ربطی که به تاریخ تکمیل سفارش مربوط است ارتباط بگیرید. در این صورت آن‌ها می‌دانند که چه انتظاری از آن‌ها می‌رود و چگونه به بهترین نحو می‌تواند با جدول زمان‌بندی اختصاص داد شده به پردازش سفارش همراه شوند.

5- اجازه دهید مشتری از وضعیت سفارش مطلع باشد

ارتباط شفاف با مشتریان در روند پردازش بسیار مهم است.

با مطلع کردن آن‌ها از اینکه سفارش در چه وضعیتی قرار دارد به آن‌ها سرعت ببخشید. اگر تأخیر یا مشکلی وجود دارد اجازه بدهید مشتری‌ها از آن باخبر شوند بجای اینکه در تاریکی بمانند. همان زمانی که سفارش را برای مشتری ارسال می‌کنید جزییات را به آن‌ها بدهید.

به‌طور مثال به آن‌ها بگویید چه شخصی سفارش را تحویل شما می‌دهد، شماره‌ پیگیری چیست و چه تاریخی باید انتظار رسیدن سفارش را داشته باشند.

این امر نیز در بیدُک هم با سیستم پیامکی هم با فعال کردن اتوماسیون ارسال ایمیل و خبرنامه امکان‌پذیر است. شما می‌توانید مشتری خود را هم از طریق پیامک هم ایمیل از جزییات پردازش سفارش باخبر کنید.

6- از مشتری بازخورد بخواهید

بعد از اینکه سفارش به دست مشتری رسید، زمانی را برای گرفتن بازخورد اختصاص دهید.

بسیاری از کسب و کارها از این مرحله می‌گذرند، اما این یکی از روش‌هایی است که می‌توان تمایلات مشتری را فهمید و بینش‌هایی را در اینکه چه چیزی در روند پردازش سفارش و خدمات مشتریان احتیاج به بهبود دارد به دست آورد.

اگر حتی مشتری از خدمات شما راضی باشد، برای شما با ارزش است زیرا اجازه می‌دهد که شما بفهمید که کارتان درست پیش می‌رود.

بکار گرفتن خدمات مشتریان که حاکی از یک تماس بعد از انجام سفارش با مشتری است می‌تواند یکی از راه‌هایی باشد که نشان دهید شما برای نظرات آن‌ها ارزش قائل هستید. در نتیجه احتمال اینکه دوباره با شما در آینده وارد معامله شوند و از شما خرید کنند را بالا می‌برید.

حرف آخر

برای توسعه‌ی بهترین سیستم دریافت سفارش که به کار مشتری و عملکرد سیستم شما بی آید وقت بگذارید. به این ترتیب کشتی کسب و کار خود را بر آب‌های آرام می‌رانید و مشتری‌های شما همیشه رضایتمند و وفادار می‌مانند.

داشتن یک مرکز تماس قابل اتکا برای یک کسب و کار، بدون در نظر گرفتن صنعتی که به آن تعلق دارند، جنبه حیاتی دارد.

باید چندین کانال ارتباطی داشته باشید که مشتری‌ها به راحتی نقطه نظرات و سؤالات خود را در رابطه با محصولات و خدمات کسب و کار شما بیان کنند.

بیدُک تمام این راه‌حل‌ها را در نظر گرفته تا رضایتمندی مشتریان شما در اولویت باشد و بهترین روند سفارش گیری در فروشگاه شما اتفاق بی افتد. فرصت را از دست ندهید و فروشگاه اینترنتی خود را با تمام ویژگی‌های بروز بسازید!

همچنین ابزارهایی در بیدُک وجود دارد که روند پردازش سفارش را برای شما به عنوان فروشنده و همین‌طور خریداری که آنلاین خرید می‌کند راحت‌تر می‌کند.

اینکه مشتری یک بار بعد از خرید از شما احساس رضایت کند، قطعاً در این تصمیم که دوباره از شما خرید کند و مشتری همیشگی شما شود تأثیر خواهد گذشت. حتی امکان اینکه شما را به دوستان آشنایان خود معرفی کنند سیار زیاد است.

پاسخ

Please enter your comment!
لطفا نام خود را وارد کنید