۶ مرحله برای دستیابی به یک سیستم مؤثر پردازش سفارش

یک سیستم قابل اطمینان و کارآمد پردازش سفارش برای موفقیت کسب و کار بسیار حیاتی است. بدون آن عملیات پشت سیستم کورکورانه جلو می‌رود، به سبب آن نمایشگرهای ظاهری سیستم دچار ضعف می‌شوند و در نهایت مشتری‌ها بیشتر تمایل دارند که به سمت رقبای شما که خدمات بهتری می‌دهند بروند.

تنها با بهبود و ارتقای یک سیستم پردازش سفارش مناسب در زمان، هزینه و منابع زیادی صرفه جویی می‌شود. برای شما بسیار مهم است تا با بهترین رویکردی همگام شوید که به شما کمک می‌کند تا کسب و کاری بدون دردسر داشته باشید و مشتری شما همیشه خرسند باشند.

در این مقاله چند نکته که باید در این رابطه به خاطر بسپارید آورده شده است که با هم به آن‌ها می‌پردازیم:

۱- از یک فرم سفارش گیری استاندارد استفاده کنید

با استفاده از تنها یک فرم هر سردرگمی ای داخل و خارج از سیستم از بین خواهد رفت. اهمیتی ندارد که بخش خدمات مشتریان شما از طریق تلفن سفارش بگیرند یا مشتری‌های شما مستقیماً روی فروشگاه اینترنتی شما مراحل سفارش را انجام دهد، باید این روند به صورت استاندارد و در قالب یک فرم انجام بگیرد. در این روش هرکسی که فرم سفارش را پر می‌کند می‌داند که چه اطلاعاتی مورد نیاز است و اطمینان حاصل می‌کند که تمام اطلاعات مربوط جمع آوری شده است. برخی از جزییات سفارش بستگی به آیتم‌هایی مانند انتخاب رنگ، حجم و سایز دارد. اطمینان حاصل کنید تمام جزییات در همان فرم استاندارد یک صفحه‌ای گنجانده شود تا هرکس در هر سفارشی عیناً به همان صفحه نگاه کند.

۲- صفحه سفارش ناقص را قبول نکنید

اگر تمام اطلاعات مورد نیاز جمع‌آوری نشده است، تأخیر در پردازش آن وجود خواهد داشت زیرا آنچه دقیقا در روند سفارش درخواست شده است، نیاز است که بررسی شود. این موضوع باعث انباشته شدن کارهای عقب افتاده می‌شود و زمان زیادی را هدر خواهد داد. برای اجتناب از جلو و عقب رفتن میان مشتریان متعدد و عملیات پشت سیستم، باید سیستمی باشد که قابلیت بازگشت به صفحه سفارش را داشته باشد و قبل از پردازش سفارش کامل شود.

۳- تأییدیه سفارش را از مشتری بگیرید

تائید کردن سفارش بدین معناست که شما اذعان دارید سفارشی را دریافت کرده‌اید و شما قصد پردازش آن را دارید. شاید باید ایمیلی ارسال کنید که شامل جزییات سفارش، اطلاعات تماس شما و هر دستورالعمل مربوط دیگری که مورد نیاز است باشد. باید این موضوع را روشن کید که در صورت بروز هر نوع مشکلی باید با شما در ارتباط باشد. شما ممکن است انتخاب کنید که مشتری مستلزم به تائید سفارش باشد، اما این موضوع اغلب لازم نیست و این تصدیق و تائید شماست که اهمیت دارد.

۴- به گردش تکمیل سفارش داخل سیستم سرعت ببخشید

این موضوع زمانی است که شما سفارش را میان بخش‌ها و افراد مختلف که هرکدام نقشی در روند انجام پذیری قسمت‌های مختلف پردازش سفارش دارند پخش می‌کنید. مانند تیم مالی، عملیات پشت سیستم، فراهم کنندگان که بسته به طبیعت کسب و کار شما متفاوت است. اینجا مهم است که شما با هر شخص ذی‌ربطی که به تاریخ تکمیل سفارش اهمیت می‌دهد ارتباط بگیرید که در این صورت آن‌ها می‌دانند که چه انتظاری از آن‌ها می‌رود و چگونه به بهترین نحو می‌تواند با جدول زمان‌بندی اختصاص داد شده به سفارش همراه شود.

۵- اجازه دهید مشتری از وضعیت سفارش مطلع باشد

ارتباط شفاف با مشتریان در روند پردازش بسیار مهم است. با مطلع کردن آن‌ها از اینکه سفارش در چه وضعیتی قرار دارد به آن‌ها سرعت ببخشید. اگر تأخیر یا مشکلی وجود دارد اجازه بدهید مشتری‌ها از آن باخبر شوند بجای اینکه در تاریکی بمانند. همان زمانی که سفارش را برای مشتری حمل می‌کنید جزییات را به آن‌ها بدهید. به‌طور مثال به آن‌ها بگویید چه شخصی سفارش را حمل می‌کند، شماره‌های پیگیری چیست و چه تاریخی باید انتظار رسیدن سفارش را داشته باشند.

۶- از مشتری بازخورد بخواهید

بعد از اینکه سفارش به دست مشتری رسید، زمانی را برای گرفتن بازخورد اختصاص دهید. بسیاری از کسب و کارها از این مرحله می‌گذرند، اما این یکی از روش‌هایی است که می‌توان تمایلات مشتری را فهمید و بینش‌هایی را در اینکه چه چیزی در روند پردازش سفارش و خدمات مشتریان احتیاج به بهبود دارد به دست آورد. اگر حتی مشتری از خدمات شما خشنود باشد، برای شما با ارزش است زیرا اجازه می‌دهد که شما بفهمید که کارتان درست پیش می‌رود. بکار گرفتن خدمات مشتریان که حاکی از یک تماس بعد از انجام سفارش با مشتری است می‌تواند یکی از راه‌هایی باشد که نشان دهید شما برای نظرات آن‌ها ارزش قائل هستید، در نتیجه احتمال اینکه دوباره با شما در آینده وارد معامله شود را بالا می‌برید.

برای توسعه‌ی بهترین سیستم دریافت سفارش که به کار مشتری و عملکرد سیستم شما بی آید وقت بگذارید. به این ترتیب کشتی کسب و کار خود را بر آب‌های آرام می‌رانید و مشتری‌های شما همیشه رضایتمند و وفادار می‌مانند.

داشتن یک مرکز تماس قابل اتکا برای یک کسب و کار، بدون در نظر گرفتن صنعتی که به آن تعلق دارند، جنبه حیاتی دارد. باید چندین کانال ارتباطی داشته باشید که مشتری‌ها به راحتی نقطه نظرات و سؤالات خود را در رابطه با محصولات و خدمات کسب و کار شما بیان کنند.

بیدک تمام این راه‌حل‌ها را در نظر گرفته تا رضایتمندی مشتریان شما در اولویت باشد و بهترین روند سفارش گیری در فروشگاه شما اتفاق بی افتد. فرصت را از دست ندهید و فروشگاه اینترنتی خود را با تمام ویژگی‌های بروز بسازید!

منبع: INFINITcontact

پاسخ

Please enter your comment!
لطفا نام خود را وارد کنید